Que es el balance de existencias
El balance de existencias es la conciliacion entre los litros registrados en el libro de bodega y el stock fisico real. El INV exige este control de forma mensual y anual. Es uno de los documentos mas auditados porque permite detectar diferencias entre lo declarado y lo que efectivamente hay en bodega.
Como Cepaos calcula el balance
Cepaos construye el balance automaticamente a partir de los movimientos del libro de bodega:
Existencia inicial (litros al inicio del periodo)
+ Ingresos (cosecha, compras, transferencias recibidas)
- Egresos (despachos, ventas, transferencias enviadas)
- Mermas (fermentacion, trasvase, evaporacion, borras)
= Existencia final calculada
La diferencia entre la existencia final calculada y el stock fisico inventariado es la diferencia de inventario, que debe estar dentro de margenes aceptables.
Paso a paso
1. Acceder al reporte
Desde el sidebar, anda a Reportes > Balance de existencias.
2. Seleccionar periodo
Elegir el periodo del balance:
- Mensual: del 1 al ultimo dia del mes.
- Anual: del 1 de marzo al 28/29 de febrero (campana vitivinicola).
- Personalizado: rango de fechas a eleccion.
3. Revisar el desglose
Cepaos muestra el balance desglosado por:
- Variedad: Malbec, Cabernet Sauvignon, Torrontes, etc.
- Tipo de producto: vino, mosto, jugo, grapa.
- Color: tinto, blanco, rosado.
Cada fila muestra existencia inicial, ingresos, egresos, mermas y existencia final.
4. Cargar inventario fisico
Para completar la conciliacion, hace clic en Cargar inventario fisico. Ingresa los litros reales medidos en cada vasija. Cepaos calcula automaticamente la diferencia con el stock teorico.
5. Revisar diferencias
Si hay diferencias significativas, el sistema las resalta en amarillo (diferencia menor al 2%) o rojo (mayor al 2%). Las causas mas comunes son:
- Mermas no registradas.
- Mediciones imprecisas en vasijas irregulares.
- Movimientos sin asentar.
6. Exportar el balance
Hace clic en Exportar. Opciones disponibles:
- PDF formato INV: con el layout que el organismo espera ver en una auditoria.
- CSV: para procesamiento externo o importacion al SIAC.
- Excel: para analisis interno con tablas dinamicas.
Recomendaciones para que el balance cierre
- Registra mermas siempre: borras, evaporacion, derrames. Si no las cargas, tu balance nunca va a cerrar.
- Medi vasijas regularmente: al menos una vez por mes, especialmente barricas donde la evaporacion es mayor.
- Asenta todos los movimientos en el dia: los movimientos retroactivos generan inconsistencias temporales.
- Usa el factor de conversion correcto: un factor incorrecto produce diferencias sistematicas entre kilos y litros.
Preguntas frecuentes
El INV acepta el PDF de Cepaos como balance oficial?
El PDF contiene toda la informacion que el INV requiere. Consulta con tu delegacion local sobre el formato de presentacion especifico.
Puedo generar balances parciales durante el mes?
Si. Podes generar un balance a cualquier fecha para control interno sin que tenga caracter de presentacion oficial.
Que pasa si la diferencia de inventario es muy grande?
Revisa movimientos sin asentar y mermas no registradas. Si persiste la diferencia, puede indicar un problema operativo que conviene investigar.