O cramă boutique din Dealu Mare, între Fetească Neagră și Cabernet

Crama Dealul Viilor (nume fictiv) este o exploatație de 24 de hectare din podgoria Dealu Mare, pe dealurile dintre Urlați și Ceptura. Familia cultivă Fetească Neagră și Cabernet Sauvignon, produce circa 90.000 de sticle pe an și vinifică două game: vinuri DOC Dealu Mare maturate în butoaie de stejar și vinuri IG mai accesibile.

Ani la rând, crama a ținut evidența pe un caiet și a transcris manual datele pentru ONVPV. Orele pierdute între foi de calcul, dublă introducere a datelor și telefoane la contabil treceau ușor de zece pe săptămână.

Digitalizarea întregului flux, de la cules la etichetă: evidența cramei, declarațiile ONVPV, facturarea electronică prin e-Factura ANAF și canalul de vânzare directă, fără să angajeze un responsabil IT și fără să piardă controlul artizanal al producției.

Onboarding-ul a durat patru după-amieze, în două săptămâni. Cepaos a importat parcelele din harta cadastrală, a precompletat denominările DOC / IG și parametrii din caietul de sarcini (producție maximă, soiuri admise, maturare minimă) și a mapat planul de conturi românesc pe pozițiile de cramă.

1. Hartă parcelar: 14 parcele de Fetească Neagră și 6 de Cabernet Sauvignon, cu număr cadastral, soi, an de plantare și distanțe de plantare.
2. Cisterne și butoaie: 8 cisterne de inox pentru fermentație și 40 de baricuri de stejar pentru maturare. Volume și pritocuri urmărite în timp real.
3. Carnet de lucrări: tratamente fitosanitare, tăieri și lucrări ale solului, înregistrate de pe telefon direct în vie, chiar și fără rețea.
4. Declarația de recoltă: la fiecare cântărire sistemul actualizează kilogramele pe parcelă, calculează producția pe hectar și pregătește declarația ONVPV.
5. e-Factura ANAF: facturile XML emise direct din POS-ul cramei și din vânzările online către wine club, transmise prin SPV.

Septembrie / octombrie: culesul. Pesajele pe soi și pe parcelă alimentează automat ciorna declarației de recoltă. Crama o validează și o depune la ONVPV cu zile bune înainte de termen.

Noiembrie / aprilie: fermentații, pritocuri, primele transferuri. Fiecare operațiune este scrisă de pe telefon și se reflectă în registrul digital al cramei.

Mai / iulie: maturarea în butoaie. Umplerile și transferurile de pe baricuri sunt documentate cu fotografii atașate, pentru evidență și controale.

August / septembrie: declarația de stocuri la 31 iulie. Cepaos calculează existențele pe categorie (vinuri DOC în maturare, vinuri IG îmbuteliate, vinuri de bază) și pregătește declarația de producție.

Tot anul: e-Factura ANAF, SAF-T D406 și documentele pentru transportul vinului în vrac către parteneri.

• Orele săptămânale dedicate administrării au scăzut de la aproximativ zece la sub două; timpul economisit a fost reinvestit în degustări și vizite cu clienții.
• Nicio penalizare și niciun termen ratat. Alertele Cepaos anunță cu două săptămâni înainte de fiecare obligație.
• Controlul s-a încheiat cu exportul PDF al întregului registru al cramei, arhivat și datat.
• Vânzările directe (magazin la cramă + wine club + online) au crescut cu 30%, datorită facturării fluide și integrării cu curierii locali.

Cepaos nu este un CRM generic adaptat la vin, ci un sistem de gestiune enologic nativ. Termenii de cramă, pritoc, cupajare, declasare, umplere, sunt primitive ale modelului de date, nu câmpuri libere. Denominările românești sunt preîncărcate cu caietul de sarcini (producție, maturare, soiuri). Iar suportul răspunde în limba română, cu cultura vinului de la noi.